현재 대학사회에서는 전사적 자원관리(ERP: Enterprise Resource Planning)를 도입하거나 도입을 검토하는 대학이 증가하고 있는 추세이다. 전사적 자원관리는 기업 전체를 경영자원의 효과적 이용이라는 관점에서 통합적으로 관리하고 경영의 효율화를 꾀하기 위한 수단이다. 정보의 통합을 위해 기업의 모든 자원을 최적으로 관리하는 개념으로 기업자원관리 혹은 업무 통합관리라고 볼 수 있다. 하지만 이러한 기업자원관리의 개념인 ERP가 대학에 도입됨에 있어 어떤 방향으로 추진되어야 할지에 대해서는 아직도 의견이 분분하다. 이에 우리 대학교의 종합시스템의 변천사와 ERP시스템 도입논의를 거쳐 탄생한 'YURP'에 대해 알아보자.

◆우리 대학교 종합정보시스템의 변천사를 되짚어보다.

우리 대학교의 경우 99년 이전에도 종합정보시스템이 존재했다. 그 당시에는 경북대학교보다 훨씬 좋은 시스템을 가지고 있었다. 고유 IP주소는 약 6만 5천개 정도가 존재한다고 하는데 초창기 인터넷이 활성화 되기 전에는 IP주소를 신청하면 줬지만 지금은 일정한 비용을 지불해도 IP주소를 확보하기 힘들다. 누군가 미리 선견지명으로 확보한 것으로 보인다. 실제로 전국적으로 6만 5천개를 확보한 대학이 몇 개 되지 않는다고 한다. 하지만 대학은 전산시스템에 대한 지속적인 투자가 어렵다는 측면과 발빠른 정보화바람에 능동적으로 대처하지 못하는 면이 있다.
이에 이기동 정보전산원장은“99년도에 정보전산원 원장으로 왔을 때, 우리 대학교의 종합정보시스템이 서울대학교와 별반 차이가 없었다. 즉 좋은 시스템을 구축하고 있었으나 현재 자본의 논리 때문에 우리 대학교의 전산시스템이 위축되어 있는 것은 사실이다”고 밝혔다. 이어 그는“지금 현재는 사용자 편의보다는 개발자 편의에 맞춰져 있는 것으로 본다.
종합정보시스템은 최소한의 비용을 통해 기본 형태를 유지하면서 구축됐다. 이는 우리 대학교가 다른 대학교보다 먼저 개발하여 다른 학교실정에 맞게끔 보급될 수 있었다”며 보급 당시의 상황에 대해 설명했다. 이후 이러한 상황으로 저비용으로 고성능의 시스템을 구축할 수 있었다. 또한 우리 대학교는 99년에 종합정보시스템을 오픈 했고 대우정보시스템(주)가 2005년에 업데이트를 실시했다. 하지만 시간의 흐름에 따라 요구되는 정보량도 급격하게 늘어났다. IT 개발속도가 빨라지고 있는 현재 기존 시스템을 지금까지 쓰고 있다는 것이 기적이라고 할 수 있다. 이 원장은“이는 받아들여야 할 정보량이 많아지고 있다는 것을 말한다”고 했다. 

◆우리 대학교 ERP시스템 도입 논의과정 그리고 최종 ‘YURP’

현재 대학사회는 전사적 자원관리를 도입하거나 도입을 검토하는 대학이 증가하고 있는 추세에 우리 대학교도 예외 없이 이러한 논의 과정을 거쳐왔다. 2003년경 이후부터 ERP시스템을 도입한 대학들이 속속들이 생겨나면서,  우리 대학교도 2005년 경 ERP시스템 연구위원회가 발족되어 ERP시스템에 대해 선행연구를 했다. 하지만 그 당시 비용으로 80억 정도가 예상됐기에 실제로 시행되지는 못했다. 하지만 기존의 과거 프로그램을 개조하다가 한계에 부딪힌 것이다.
 다시 말해 오랜 기간 유지·보수를 거치면서 기존 업무관행을 전산화하는 수준에 머무르며, 시스템 유지보수에 많은 시간을 소모하게 되었다. 따라서 어쩔 수 없이 도입할 수밖에 없는 상황이 발생한 것이다. 이에 우리 대학교도 2011년 4월 대우정보원과 정식으로 계약을 체결했고, 내년 3월 ERP시스템인 우리 대학교 만의‘YURP’를 오픈할 예정이다.
선정과정에서 경쟁업체가 있었지만 우리 대학교의 상황을 잘 알며, 개발에 대한 노하우가 있는 업체를 선호하는 경향으로 대우정보시스템(주)이 선정된 것이다.
현재, 서버를 구축하고 보안 스위치를 바꾸면 ERP시스템 도입에 드는 총 비용은 거의 60억 정도가 드는 것으로 예상된다. 동국대학교가 100억 원 가량 쓴 것을 감안하면 그나마 저렴한 비용으로 체결한 것이다. 하지만 대부분의 ERP시스템 도입에 대한 비용은 최소 30억에서 최대 200억으로 비용에 따른 부담감 때문에 대학들이 선뜻 도입하고 있지는 못하고 있다.
내년 3월 오픈될 우리 대학교 전사적 자원관리시스템의 공식적 이름으로‘YURP’로 정해졌다. URP(University Resource Planning)는 신조어로 대학교에서 하는 것이기 때문에 기업과 구분할 필요가 있어 URP로 명칭이 붙여진 것이다. 기존의 종합정보시스템과는 달리 경영정보와 성과관리가 추가된다. 또한 기존의 시스템에서 할 수 없었던 모바일 지원이 많이 이뤄질 예정이다. 모바일로 도서관 예약이 가능하게 될 것이다. 이어 졸업 후에도 여러 가지 정보를 이용할 수 있도록 할 것이다. 졸업을 해도 계정을 유지할 수 있도록 해 강의지원도 활용할 수 있도록 하는 방안을 모색하고 있다.
한편, 현재 총장직속의 URP사업단은‘YURP’도입을 위해 만들어진 한시적 기구이기도 하다.

◆ERP시스템 도입에 대한 대학들의 논란

실제로 COBIZ와 전국 대학 IT관리자 협회가 ERP필요성 등과 같은 대학정보화 현안에 관해 실시한 2010년 설문조사 결과에 의하면 ERP는 그 적용범위 등 여러 부분에서 입장이 분분한 상황이다. 이 설문에서 국내 대학들은 대학정보화 예산에 주요 항목으로 정보 보안(35.8%)을 가장 중요시 했고, 2위가 시스템 업그레이드와 BI구축(31.2%) 그리고 3위로 ERP등의 행정정보시스템(21.2%) 순으로 꼽혔다. 또한 대학구매 담당자의 ERP 구매 계획에 대해서는 ERP를 이미 도입하거나 검토계획에 있다는 답변이 59.5%였다.
내년, 즉 2011년도에 도입하겠다는 계획이 6%에 달하는 것으로 볼 때 ERP시스템 도입이 전반적으로 늘어날 추세라는 것을 예측할 수 있다. 하지만 문제가 있다면 이미 도입한 수도권 대학들의 경우에도 연차개발에 따른 데이터연동이 잘 이뤄지지 않아 문제가 되고 있는 것이다. 또한 계속 제기되는 논란에는 적용범위 문제에서도 전면도입이냐 일반 행정에만 도입하느냐에 대한 의견 분분으로 대학마다 입장을 달리하고 있다.